Kategori: Andet

Facility management handler om en lang række forskellige områder i din virksomhed. Ved at få hjælp af professionelle til at optimere dem, kan du spare rigtig mange penge. Samtidig giver det mere tid til dine kerneopgaver i virksomheden.

Måske har du allerede brugt tid på at optimere facility management processer som posthåndtering, pleje af grønne arealer, kaffe til dine ansatte og meget mere. Måske har du slet ikke skænket det en tanke, hvilket kan gøre, at det virkelig halter nu.

I det sidste tilfælde vil du højst sandsynligt have plads til mange forbedringer, mens du i det første tilfælde typisk også vil kunne optimere mere. Det er ikke mindst muligt, hvis du hyrer nogle udefra til at hjælpe dig med opgaven.

Når du hyrer nogle professionelle til at hjælpe dig, vil de nemlig nemt kunne sætte ind i forhold til de områder, hvor der virkelig er nogle besparelser at hente. Det kan være meget forskelligt i forhold til, hvordan arbejdsgangene er i din virksomhed. Derfor er det fra den eksterne aktørs side altid et spørgsmål om at studere din virksomhed og finde ud af, hvordan de kan hjælpe bedst muligt. Læs mere om det her.

Hvorfor er det vigtigt at optimere facility management?

Hvis du selv står for facility management nu, kan det være, at du synes, det virker mærkeligt at skulle til at bruge penge på at få nogle andre til at tage sig af opgaven. Hvorfor ikke bare spare de penge på at gøre det selv. Dermed har du jo nogle flere penge i virksomheden.

Men det, der er vigtigt for dig at huske, er, at medmindre din egen kernekompetence ligger inden for facility management, kommer du til at bruge tid på noget, du ikke er ekspert i. Det er med til at gøre, at du typisk vil skulle bruge længere tid på det, samtidig med at du ikke får et helt så godt resultat, som en ekspert ville gøre.  

Ved at hyre en ekstern aktør kan du både optimere din facility management i endnu højere grad, samtidig med at du kan koncentrere dig om det, som du er god til. Det er jo derfor, at du har din egen virksomhed. På den måde vil du altså på to områder kunne få flere penge i virksomhedens kasse.

Eksempler på, hvilke områder der hører ind under facility management

Der er en lang række forskellige små og store opgaver i virksomheden, der hører ind under facility management. Det kan derfor være svært for dig at have overblik over dem alle sammen. Her er nogle eksempler på, hvilke områder der hører under:

• At få alle medarbejdere til at slukke lyset – det er med til at spare virksomheden for mange penge, hvis alle medarbejdere husker at slukke lyset, når de forlader et lokale. Alternativt kan du få sat sensorer op, så lyset slukker af sig selv.
• Effektivt fakturaflow – det er selvfølgelig vigtigt, at virksomheden får afsendt fakturaer i ordentlig tid. Det er med til at gøre, at I får penge ind i en lind strøm.

Er du på jagt efter nye møbler til kontoret, kontorartikler eller måske hjælp til engelsk korrekturlæsning, giver det god mening at lede efter det i udlandet. Der kan være mange penge at spare.

Som virksomhedsejer kommer du aldrig udenom, at penge kommer til at spille en vigtig rolle for dig. Både hvordan du kan spare på dem, og hvordan du kan tjene flere af dem. Derfor er det oplagt, at du gennemgår alle dine udgifter og ser på, om der er nogle ting, du kan anskaffe billigere. Det kan for eksempel være ved at købe dem i udlandet.

Alle, der har handlet i en grænsehandel, ved, at der kan være enormt stor forskel på priserne lige på den anden side af grænsen. Derfor bør du undersøge, om du kan købe ting til virksomheden billigere i udlandet. Det behøver ikke kun at være varer, som du skal sælge. Det kan også være møbler, kontorartikler, biler og ydelser som korrekturlæsning på engelske tekster.

Meget af det kan du bestille hjem via nettet, hvilket også er med til at gøre, at det er hurtigt overstået. Skal du købe større ind, kan du se på, om du kan få det billigere i Sverige eller Tyskland. Begge lande ligger som bekendt ikke langt fra Danmark, og der kan være mange penge at spare.

Få styr på kursen, når du handler i udlandet

Når du køber kontormøbler til virksomheden i Tyskland, er det afgørende, at du har styr på vekselkursen fra euro til dkk. Det samme er tilfældet for pundkursen, når du får en englænder til at stå for at læse korrektur på teksterne til din engelsksprogede hjemmeside. Valutakurserne på for eksempel euro til dkk svinger en smule hele tiden, og der kan være forskel i prisen på, hvis du har købt noget den ene dag frem for den anden.

Derfor bør du altid have en god valutaomregner på mobilen og computeren. På den måde kan du hurtigt finde ud af, om det virkelig kan betale sig for dig at handle i udlandet frem for herhjemme i Danmark.

Du kan bruge en valutaomregner som Lunarway på både mobilen og computeren. På mobilen kan du have den åben i webbrowseren og dermed altid se, hvad den aktuelle kurs er. Bruger du valutaomregnerapps, opdaterer de typisk kun en gang om dagen. Se f.eks. den aktuelle pund-kurs her.

Kvalitet er stadig altafgørende, når du handler i udlandet

For at drive en ordentlig virksomhed skal du selvfølgelig have fokus på kvalitet. Det gælder også, når du handler ind til virksomheden i udlandet. Selvom det er billigere at købe ind i udlandet, giver det dog kun mening at gøre det, hvis du stadig kan få en lige så god kvalitet.

Derfor bør du se på, om du kan få de samme mærker i udlandet til en billigere pris. Du kan også starte med at bestille én kontorstol hjem fra udlandet og tjekke den, inden du bestiller møbler til hele kontoret.

En af de store tidsslugere i enhver mindre virksomhed er fakturering og inddrivning af penge. Hvis ikke du passer på, kan der nemt gå timevis hver uge med disse ting. Og værre endnu: Hvis du bare udskyder disse rutiner igen og igen, risikerer du at miste dine penge.

I en travl hverdag kan det være svært at finde tid til fakturering og inddrivelse af penge til din virksomhed. Specielt når nu der også er hundredvis af emails at besvare hver uge, for ikke at tale om kundeopgaver, salg osv., der også skal tages hånd om.

I denne artikel får du 2 gode råd til, hvordan du nedbringer den tid, du bruger på fakturering og rykning hver uge fra timer til minutter. Og det endda samtidig med, at du mindsker risikoen for at tabe penge på dine kunder.

1. Få et system til fakturering

Det er vigtigt, at du får sendt dine fakturaer ud hurtigst muligt, når dine opgaver er færdige. Allerhelst samme dag. Ellers risikerer du at glemme at få faktureret. Og faktisk mindskes sandsynligheden for at få din betaling hjem også i takt med, at der går længere tid fra arbejdets udførelse til fakturering.

Specielt hvis du leverer en service fx mod timebetaling. Så vil din kunde ofte føle, at din ydelse var mindre værd, når der er gået nogle dage eller uger, end de gør, lige når arbejdet er udført. Det har ikke noget med kvaliteten af dit arbejde at gøre. Sådan er vi mennesker bare indrettet. Der er også større risiko for, at dig og din kunde oplever fx timetallet forskelligt, jo længere tid, der går, før du sender fakturaen.

Men at sende fakturaer ud hver eneste dag, kan virkelig tage lang tid. Så her er det vigtigt at få valgt et faktureringssystem, der gør det let for dig at udsende fakturaer hurtigt. Ofte vil det betyde, at du kan udsende en faktura i løbet af ganske få minutter.

Sørg for at du har et godt system, der nemt for dig at bruge, og som ikke kræver en masse manuelle indtastninger. Og bruger du eksempelvis et system til at registrere timer, så sørg for, at det system automatisk sender oplysningerne videre til dit faktureringssystem.

Investér nu og spar stort på lang sigt

Det kan næsten altid betale sig at investere den tid og de penge, det koster nu og her at få sat systemet op – eller måske endda skifte til nye systemer, der gør det lettere.

I mindre virksomheder, er der oftest tale om nogle få timer og få tusinde kroner, for at få dette til at virke optimalt. Den investering kan du tjene hjem flere gange om måneden med den tid, du sparer hver uge.

Så kan du bruge ganske få minutter i slutningen af hver dag til at sende fakturaer ud, mens sagen stadig er frisk i både din og din kundes hukommelse.

 

2. Sæt påmindelser og rykkere op

En kunde der ikke betaler til tiden fører nemt til masser af frustrationer og en masse brugt tid. Men i virkeligheden handler det oftest om, at kunden enten har glemt at betale din faktura, eller om manglende tid til deres eget regnskab.

Derfor er det bedste, du kan gøre, at udsende påmindelser og rykkere hurtigst muligt, efter en faktura skulle have været betalt. Ifølge inkassoloven må du udsende op til 3 rykkere med 100 kr. i gebyr og med mindst 10 dages mellemrum.

Sørg for at sende første rykker afsted hurtigst muligt. Jo hurtigere den kommer ud, jo hurtigere kommer dine penge ind. Du kan endda overveje at lade den første rykker være en venlig påmindelse, der sendes ud allerede efter 3-4 dage uden rykkergebyr. Det sætter de fleste kunder stor pris på.

Når din kunde ikke betaler

Har du en kunde, der stadig ikke betaler sin regning efter den tredje rykker, giver inkassoloven dig mulighed for at inddrive pengene med rettens hjælp. Du må gerne gøre det selv. Men ved at overlade arbejdet til et inkassofirma, slipper du for at bruge tid på den opgave. Og du sparer samtidig dig selv for mange bekymringer og ubehagelige snakke med dine kunder.